内定通知書ひな形・テンプレート!新卒・中途採用の場合の書き方

採用
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採用通知書は、会社側が求職者の採用を決定する意思を示すための書類になります。

一方、内定通知書は、会社側・求職者ともに内定の意思を示すための書類になります。

内定通知書の場合は、採用通知書とは異なり、労働契約上の効力を発揮するため、法的に求職者を拘束できるのが特徴です。

また、採用通知書と内定通知書はフォーマットが非常に似ているものの、本質的な意味合いは異なるため、正しく把握しておく必要があります。

そこで、ここでは、内定通知書のひな形やテンプレートについて、ご紹介します。

内定通知書のひな形(wordファイル)やテンプレートは無料でダウンロードしていただくことができますので、ぜひご活用ください。

 

 

 

 

 

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内定通知はメールで送付するのみでも良い?

採用試験を経て、内定通知をメールで送付する会社も年々増えてきています。

流れとしては、内定をメールでお知らせした後、正式に内定通知書を送付するのが一般的です。

この場合、メールの文面には、採用が内定したことと内定通知書を郵送することを簡単に記載すれば、問題はありません。

新卒の場合には、内定通知書が届くのを首を長くして待っているため、メールでの案内は親切でもあります。

しかし、最近では、内定通知書を送付せず、メールでのみ内定をお知らせすることが多い傾向にあることも事実です。

メールでのみ内定を通知する場合には、採用が決定したことだけでなく、提出書類などについて、細かく記載する必要があります。

具体的な内容については下記でご紹介しますが、内定通知書に記載する内容をメールに記載すれば問題はありません。

内定通知の仕方について、「内定通知書のみ」「内定メールの案内+内定通知書」「内定メールの案内のみ」であるかは、会社によって異なります。

内定通知は入社に直結する非常に重要なものとなるため、内定通知の方法は、事前にしっかりと確認しておきましょう。

 

 

 

 

 

内定通知書ひな形の無料テンプレートをご紹介!

それでは、内定通知書のひな形について、必要な項目や、新卒の場合と中途採用の場合に分けて、詳しくご紹介します。

また、それぞれの場合のひな形(Wordファイル)を無料でダウンロードしていただくことができますので、ぜひご活用ください。

内定通知書を作成する時に必要な項目

内定通知書を作成する時に必要な項目は、以下の通りです。

  • 日付*
  • 宛名*
  • 差出人名*
  • タイトル*
  • 御礼の挨拶*
  • 内定決定の内容*
  • 締めの挨拶*
  • 結語*
  • 同封書類
  • 書類の返送期限
  • 書類の返送宛先
  • 今後の問い合わせ先*

上記に挙げた「*」印は、採用通知書を作成する上では必須の項目となります。

それでは、それぞれの項目について、詳しく見ていきましょう。

日付

日付は、「書類を発行した日」もしくは「書類を送付した日」を記入します。

会社によって異なるので、規定に従って必ず記載するようにしましょう。

宛名

内定者の宛名は間違えてはいけません。

名前の漢字に間違いがないかどうかは、送付する前に何度も確認しておきましょう。

また、個人宛に送付するため、名前の最後に「様」をつけるようにしましょう。

差出人名

差出人は、会社の社長名または人事部で出すことが多いです。

社長名の場合は、「代表取締役 社長 〇〇〇〇」と記載しましょう。

人事部の場合は、「株式会社〇〇〇〇 人事部」と記載しましょう。

会社名は、株式会社を省略せずに、正式名称で記載します。

ちなみに、会社の社判を押す場合には、この差出人名の部分に押します。

タイトル

タイトルは、「内定通知書」または「採用内定のお知らせ」としているようです。

何の書類かわかるように、タイトルは必ず大きめの文字で中央に配置しましょう。

御礼の挨拶

本題に入る前に、まずは季節の挨拶を記載します。

内定通知書の場合は、季節の挨拶を省略する場合が多いです。

その後、採用試験に来ていただいたことへの感謝の言葉を記載します。

内定決定の内容

内定通知書の中心となるのが、この部分です。

本文としては、「採用試験の結果、貴殿を採用させていただくことに内定いたしました」という内容を記載すると良いでしょう。

締めの挨拶

本文の最後には、締めとなる挨拶とお祝いの言葉、健康への気遣いなどを記載します。

結語

結語とは、本文の内容を終了する時の締めの言葉のことを指しています。

頭語が「拝啓」であれば、結語は「敬具」となります。

同封書類

内定通知書と一緒に同封している書類がある場合には、書類の名称を記載します。

具体的な書類には、以下のようなものがあります。

添え状…内定通知を送る時に、季節の挨拶や同封書類等について記載した書類
入社承諾書…入社の意思を承諾するための書類
入社誓約書…入社に必要な約束事について誓約するための書類
身元保証書…本人と共に身元保証人が会社に与えた損害への賠償をする責任を記載した書類

入社承諾書は、入社誓約書とともに送付されることが多いほか、採用通知書と一緒に送付されることもあります。

また、返送してもらう書類がある場合には、返信用封筒も同封する必要があります。

書類の返送期限

同封書類に返送期限がある場合には、返送期日を記載します。

書類によって、返送期日が異なる場合には、それぞれの期日を記載します。

書類の返送宛先

返信用封筒を同封する場合には、封筒に返信先の住所や宛先を記載する必要があります。

念のために、内定通知書にも返信先の住所や宛先を記載しておきます。

今後の問い合わせ先

内定通知書には、問い合わせ先となる部署名や担当者、電話番号を記載します。

特に、新卒の場合には、採用試験時に連絡した部署に連絡されるので、今後の問い合わせ先については記載するようにしましょう。

 

新卒の場合と中途採用の場合の書き方の違い

内定通知書について、新卒の場合と中途採用の場合の書き方の違いについて、詳しく見ていきましょう。

新卒の場合

新卒の場合には、上記の項目の他に、以下の項目を記載することもあります。

  • 入社手続きまたは説明会の日時・場所
  • 学校を卒業できなかった場合の内定取消の文言
  • 卒業証明書または成績証明書の提出
  • 健康診断書の提出
  • 新入社員研修またはオリエンテーリングの日時・場所
  • 入社日の日時・場所

求職者はまだ学生なので、入社後の活躍に期待していることや、学生生活を有意義に過ごしてほしいことなどの旨を締めの挨拶とします。

中途採用の場合

中途採用の場合には、新卒の場合と記載項目に大差はありません。

求職者は今までの勤務経験があるので、今までの経験を活かしてほしいことこれからの活躍を期待していることなどの旨を締めの挨拶とします。

ただし、求職者が在職中の場合には、以下のような文言を追記することがあります。

  • 採用試験に休暇などを取得して来社したことに対する御礼の文言
  • 入社誓約書を至急返送してもらいたいなどの文言

求職者が在職中の場合には、入社誓約書などの書類の返送期限や返送宛先についても記載すると、より親切です。

また、求職者が退職している場合には、内定通知書の同封書類とともに、入社手続きなどのために来社してもらう日時や場所を記載するのも良いでしょう。

 

内定通知書ひな形テンプレート集

では、実際に内定通知書ひな形のテンプレートを見ていきましょう。

新卒の場合

新卒の場合には、こちらのテンプレートをご活用ください。

内定通知書 新卒の場合

中途採用の場合

中途採用の場合には、こちらのテンプレートをご活用ください。

内定通知書 中途採用の場合

 

 

 

 

 

内定通知書のひな形をうまく活用して負担を減らそう!

ここまで、内定通知書に必要な項目などについて、詳しくご紹介しました。

新卒の場合と中途採用の場合に分けて、内定通知書のひな形を作成しています。

それぞれの書式をWordファイルで無料ダウンロードができるようにしていますので、会社名などの変更する部分の修正および必要項目を付け足すだけで、簡単に作成することができます。

また、テンプレートをもとに自社用にアレンジしておくと、短時間で、必要事項を漏れなく記載したものを作成することができます。

内定通知書を早く作成したい場合にも利用できると思いますので、業務負担を減らすためにも、ぜひご活用ください(^^♪

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