レシート保管期間は?法人・個人事業主の領収書は7年間の保存が義務

領収証
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会社で経費を使うと、レシート・領収書を受け取りますよね。

レシート・領収書は、確定申告の経費計算を行うために使用しますが、1年間分だけでも、非常に大量になると思います。

本来であれば、経費計算を行った後は処分したいのが本音だと思いますが、レシート・領収書は、法律で保管が義務付けられています。

しかし、保管期間とは一体どのくらいの期間になるのでしょうか?

また、レシート・領収書の保管期間は、法人と個人事業主の場合で異なるので、その違いも正しく理解しておく必要があります。

ここでは、法人・個人事業主の場合のレシート・領収書の保管期間について、詳しく見ていきたいと思います。

 

 

 

 

 

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法人・個人事業主の場合、レシート・領収書の保管は義務?

レシート・領収書とは、商品やサービスの代金を受け取る際に発行する書類です。

より細かく説明すると、それぞれの違いは、以下の通りです。

レシート
・商品やサービスの代金を受け取る際に発行する
・商品を購入した日付、商品の金額と内訳が記載されている
領収書
・購入者の要望で発行する
・宛名(会社名や個人名)と金額が記載されている

これらの書類は「証憑(しょうひょう)書類」と呼ばれており、金銭または有価証券の受理を証明するために作られた受取書になります。

証憑書類は、確定申告で帳簿を付ける際に必要な書類ですが、法律により、保管期間が定められています。

そのため、レシート・領収書の情報を記帳した後も、しばらくの期間は保管しておくことが義務付けられています。

また、レシート・領収書の保管期間は、法人の場合と個人事業主の場合とでは異なります

その他にも、仕入れ税額控除を受けている場合や、赤字で決済を迎えた場合には、保管期間に注意する必要があります。

法律違反とならないように、レシート・領収書の保管期間の違いを正しく理解した上で、大切に保管することが重要です。

 

 

 

 

 

法人・個人事業主の場合のレシート・領収書の保管期間は?

ここでは、法人・個人事業主の場合のレシート・領収書の保管期間について、詳しく見ていきたいと思います。

法人におけるレシート・領収書の保管期間

法人におけるレシート・領収書の保管期間は、法人税法で定められています。

法人の場合、レシート・領収書は「帳簿書類」に属するため、保管期間は7年間となります。

以前は、レシート・領収書の保管期間は、大法人は7年間、中小法人は5年間となっていました。

しかし、法改正により、2004年以降は、すべての法人において、レシート・領収書を7年間保管することが義務付けられました。

また、レシート・領収書の保管期間の起算点は、法人税申告の期限日になります。

レシート・領収書の発行日が起算点ではないので、注意しましょう。

 

個人事業主におけるレシート・領収書の保管期間

個人事業主におけるレシート・領収書の保管期間は、所得税法で定められています。

レシート・領収書の保管期間は、白色申告青色申告によって異なります。

レシート・領収書の保管期間
白色申告…保管期間は5年間
青色申告…保管期間は7年間(前々年の所得が300万円以下の場合は5年間)

また、レシート・領収書の保管期間の起算点は、白色・青色に関係なく、確定申告の期限日になります。

レシート・領収書の発行日が起算点ではないので、注意しましょう。

それでは、白色・青色のそれぞれについて、詳しく見ていきましょう。

白色申告

白色申告の場合、レシート・領収書の保管期間は5年間となります。

以前は、事業所得が300万円以下の場合であれば、レシート・領収書を保管する義務がありませんでした。

しかし、法改正により、2014年1月以降は、所得に関わらず、レシート・領収書を保管することが義務付けられました。

そのため、白色申告対象者は、所得に関わらず、レシート・領収書を5年間保管する必要があるので、注意しましょう。

青色申告

青色申告の場合、レシート・領収書の保管期間は7年間となります。

青色申告は、レシート・領収書は「現金預金取引等関係書類」に属しているため、保管期間は7年間になります。

ただし、前々年の所得が300万円以下の場合は、レシート・領収書の保管期間は5年間とされています。

 

仕入れ税額控除を受けている場合の保管期間

仕入れ税額控除を受けている場合の保管期間は、7年間となります。

仕入れ税額控除とは、仕入れや流通などで消費税が何度も課税されることを防ぐために、仕入れにかかった消費税を、支払うべき消費税から差し引くための制度のことをいいます。

ただし、白色申告の場合には、所得税法では5年間の保管義務となっています。

その場合には、消費税法に基づく保管期間と比較して、保管期間が長い方が優先されます。

つまり、レシート・領収書は7年間保管する必要があるので、間違えないように注意しましょう。

 

赤字で決済を迎えた場合の保管期間

赤字で決済を迎えた場合には、レシート・領収書の保管期間が異なります。

繰越欠損金とは、赤字を翌年度以降に繰り越して、将来の法人税納税額を圧縮できる制度です。

繰越欠損金の控除を利用した場合の保管期間は、以下の基準によって異なります。

繰越欠損金の控除を利用した場合の保管期間
2008年4月1日以降…レシート・領収書の保管期間は9年間
2019年4月1日以降…レシート・領収書の保管期間10年間

これらは、赤字を繰り越すことが認められている期間に合わせて、レシート・領収書の保管期間が設定されているためです。

繰越欠損金の控除の適用を受けるためにも、レシート・領収書は大切に保管しましょう。

また、繰越欠損金の控除の適用を受けるためには、青色申告を用いて確定申告を行う必要があるので、その点にも注意が必要です。

 

レシート・領収書の保管方法

レシート・領収書の保管方法には、以下のようなものがあります。

  • 紙で管理する
  • 電子データで管理する

それでは、それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。

紙で管理する

紙でレシート・領収書を管理する方法には、以下のようなものがあります。

使う物管理方法
封筒用途別・月別に分けて、封筒にまとめる
ノート日付別に収支をまとめて、ノートに貼り付ける
ファイル用途別・月別に分けて、ファイルにまとめる

このように、レシート・領収書を保管するための封筒やノート・ファイルなどのお金はかかるものの、それ以外は無料で管理することができます。

これらの中でも、用途別・月別に分けて封筒に入れた後、ファイルにまとめて入れておくと、より丁寧に整理整頓することができます。

また、誰にでもすぐに実践することができるのも、メリットといえます。

ただし、紙で管理している場合には、水害・火災・盗難など、様々な環境要因で紛失してしまう可能性があるので、注意が必要です。

電子データで管理する

紙で管理するのが面倒だと思う方は、電子データでも管理することができます。

電子データで保管する方法は、各社が提供しているレシート・領収書のデータ保管サービスを利用する方法になります。

電子データで保管すれば、紛失の可能性が限りなく低くなるほか、バックアップを作成しておくと、データを紛失してしまっても復元させることができます。

また、レシート・領収書を追加したり、過去のものを見返したりする作業も楽になるため、業務の効率化が図れるのもメリットといえます。

 

 

 

 

 

保管期間を正しく理解して、管理しやすい方法で保管しよう!

レシート・領収書の保管期間は、法人の場合と個人事業主の場合とでは異なります。

一般的には、レシート・領収書の保管期間は7年間といわれていますが、赤字で決済を迎えた場合には、9年~10年間にまで保管する必要があります。

そのため、それぞれの保管期間を正しく理解した上で、保管することが重要です。

また、レシート・領収書を保管するためには、紙で保管するか、電子データで保管するかの2パターンに分かれます。

レシート・領収書を良い状態に保つためにも、上記を参考に、管理しやすい方法を選んで、大切に保管しましょう。

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