採用断り方メール例文をご紹介!失礼のない内定辞退のマナーとは?

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就職活動を行う場合、複数の会社に応募するのが一般的ですよね。

採用面接をたくさん受けて、そのうち複数の会社の選考に受かり、内定をいただいたとしても、第一志望の企業以外はお断りしなければいけません。

そのため、採用を断る意思が固まった場合には、採用担当者に一刻も早く伝える必要があります。

しかし、採用を辞退する意志を伝えるためのメールを企業に送るとなると、「どのような文面で送ればいいんだろう」と断り方の例文について悩んでしまいますよね(^^;

採用を辞退をする際には、相手に失礼のないようにマナーを守ることが重要です。

そこで、ここでは、採用の断り方のメールでの例文を見ていきたいと思います。

また、失礼のないようにするための内定辞退のマナーについても確認したいと思います。

 

 

 

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失礼のない採用の断り方・内定辞退のマナーとは?注意点は?

これまでに、対応していただいた採用担当者や面接担当者に採用を断るという採用を辞退する意志を伝えなければいけいないというのは、大変心苦しいと思います。

しかし、採用を出した企業側は、着々と入社準備に向かって動いています。

採用の辞退者が出た場合には、再度、応募者から採用選考を行う必要が出てきます。

企業側が今後の手続きをスムーズに進めるためにも、辞退の意思が固まった場合には、採用担当者にできるだけ早く採用をお断りする意思を伝えるようにしましょう。

断るのが心苦しいからと採用を断るという旨を伝えずに引き延ばしてしまうと、企業に負担を与えるだけでなく、相手に与える心象も悪くなってしまいます。

気が乗らないかもしれませんが、もし、今回の採用を断ったとしても、今後、その企業や採用担当者と関わりがある可能性はほとんどありません。

そのため、お互いのためにも早く採用を断るという意思を伝えることが重要です。

 

採用を断る意思を伝えるのはメールよりも電話の方が良い?

採用辞退を伝えるための手段にはメールと電話がありますよね。

採用辞退をメールで伝えることは、決して失礼なことではありません。

むしろ、行き違いを防ぐことができるほか、早く確実に相手に伝えることができるため、電話よりも効率的な面もあるでしょう。

また、記録としても残るので、企業側の採用業務の負担が軽くなるのもメールのメリットといえますね。

今回は、メールでの採用辞退の伝え方について、詳しく見ていきたいと思います。

 

 

 

 

採用の断り方についてメールの例文でご紹介!

採用を断るメールを作成する上で気を付けるべきポイント

採用辞退が伝わる件名をつける

採用辞退のメールを送る時は、件名にも気を付けましょう。

採用担当者が受け持っている就活生は、あなた一人ではありません。

大企業の場合は特に、複数人の内定者がいることも多く、その人たちともメールのやりとりをしているため、件名から一見してすぐに内容がわかるものでないと、メールを見落としてしまう可能性があります。

採用担当者の見落としを防ぐためにも、件名は「採用辞退のお詫び+氏名」にするのが一般的です。

文面をできるだけ簡潔にする

内定辞退の文面で必要なのは、採用辞退の意思とお詫びの言葉です。

長々と採用辞退の理由を、具体的に書き連ねる必要はありません。

メールの文面が長くなればなるほど、伝えたいことがわからなくなってしまうので、下記の例文を参考に、簡潔に書くことが重要です。

 

採用を辞退する時のメールの例文

株式会社□□ 人事部□□課
採用担当 〇〇様(フルネーム)お世話になっております。
先日、内定の通知をいただきました〇〇と申します。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
内定を頂戴したにも関わらず、誠に恐縮ではございますが、貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
慎重に検討を重ねてまいりましたが、本日このような結果をお伝えする決心をいたしました。
選考では貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、ご期待に沿えないことを大変心苦しく思っております。
このようにメールでのご連絡となりましたが、何卒、ご容赦・ご理解のほどよろしくお願いいたします。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。—————–
自分の名前
メールアドレス
住所
電話番号

 

採用辞退のメールの返信への対応は?

①採用辞退を了承してくれた場合は、返信不要

採用辞退を受諾・了承してくれた場合には、基本的には返信する必要はありません。

やり取りを長く続けると採用担当者の負担となる可能性もあるため、質問等がない場合には、ここで終了させた方が無難といえます。

②採用辞退について詳しく聞かれた場合は、正直に伝える
採用辞退の理由について詳しく聞かれた場合は、正直に伝えることが重要です。
採用担当者が理由を聞く場合に考えられることとして、今後行う採用活動の参考にしたい場合、もしくは、採用辞退を覆すための糸口を探している場合の2パターンがあります。
自分の気持ちを正直に伝えるつもりで、合理性が感じられる理由を可能な限りで伝えるようにすると、採用担当者からも納得してもらえるでしょう。
③採用担当者から電話がかかってきた場合
まれに、採用担当者から電話がかかってくる場合があります。
電話がかかってきても対応することができるように、あらかじめ、採用辞退の理由をしっかりと伝えられるように準備をしておくと良いでしょう。

採用辞退のメールの返信がない場合の対応は?

採用担当者に電話してみる
直接、採用担当者宛に電話をしてみましょう。
採用担当者と電話が繋がった場合には、「先日メールをお送りしたのですが、ご確認いただけておりますでしょうか?」と確認してみましょう。
また、採用担当者が不在だった場合には、戻ってくる時間を聞いて再度連絡するか、電話先の社員の方に伝言を頼めるのであれば、「先日メールをお送りいたしましたので、ご確認いただけると幸いです」と伝えましょう。
採用担当者に再度、確認のメールをする

他のメールに埋もれてしまっている可能性もあるので、確認のために、同じ内容のメールを再送するのも一つの方法ではあります。

その際には、「先日もお送りいたしましたが、ご連絡がございませんでしたので、念のため、再度お送りいたします。」と一言添えておくと良いでしょう。

 

 

 

採用に関しては辞退する時も最後まで丁寧に対応することが重要

採用辞退の連絡をする際には、企業側の負担を考えると、電話よりも効率的な面があるといえます。

しかし、メールは記録として残るものであるため、作成する際には誤字・脱字がないかどうか、敬語の使い方などの言葉遣いを間違えていないかどうかをしっかりと確認する必要があります。

また、誤送信を招くケースもまれにあるので、細心の注意を払って送るようにしましょう。

どんなに残念な報告であっても、速やかに、最後まで丁寧に対応することができれば、相手の心象を悪くするリスクを避けることができます。

相手に失礼のないように礼を尽くしたと思えれば、苦しい気持ちも切り替えられるので、ここまでに紹介したマナーや注意点、例文などを参考に、就活を乗り切りましょう(^^♪

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