採用通知書返信はどうする?受け取った後のマナー!お礼・辞退の方法

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採用通知の連絡は、メールや電話、郵送と様々な方法で受けるかと思いますで。

不採用通知の場合は、企業に対して返信をする必要はありませんが、採用通知の場合は、入社する意思があるのかを伝える必要があるため、返信しなければいけません。

では、採用通知書を受け取った際の返信マナーとは、一体どのようなものなのでしょうか?

また、内定承諾のためのお礼、もしくは、内定辞退のためのお詫びも、採用通知の連絡があった場合には、なるべく早く行う必要がありますが、返信方法には様々なものがあります。

採用通知書を受け取り、安心や嬉しいという気持ちはわかりますが、返信の内容や対応など、企業に失礼のないようにする必要があります。

そこで、ここでは、採用通知書を受け取った後の返信マナーや、採用のお礼・辞退の返信方法について、詳しく見ていきたいと思います。

 

 

 

 

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採用通知書の返信は必要!失礼にならないよう注意

採用通知書が届いたからといって、それで就職活動が終わるわけではありません。

採用通知の連絡があった場合には、入社する意思があるのかどうかを企業に返信する必要があります。

採用を承諾するのであれば、その旨を伝えた後に、正式に内定が決定し、入社のための手続きを行うことで採用という流れになります。

また、採用を辞退するのであれば、企業側はそれまでに行っていた入社に向けての準備を中断し、新たに人材を探さなければならなくなります。

どちらにしても、企業側は採用通知を出した時点で入社のための準備を進めていきますので、返信をするのが遅くなればなるほど、企業に迷惑をかけることになります。

そのため、採用通知の連絡があった場合には、できるだけ早く自分の意思を固めて連絡する必要があります。

また、自分の意思が固まらない、他の企業との兼ね合いを見て返事をしたい、などの理由から返事を一旦保留にする場合にも、まずは採用通知に対してのお礼の連絡をすぐに行う必要があります。

採用通知への返信をせずに放置していると、入社辞退と見なされることもあるため、十分に注意しましょう。

これらができているかいないかで企業に与える印象は大きく異なりますので、社会人として必要となる対応はしっかりと行うようにしましょう。

 

 

 

 

 

採用通知書の返信マナーとは?お礼・辞退の方法をご紹介!

それでは、採用通知書を受け取った後の、返信マナーについて見ていきたいと思います。

採用通知を受け取ったときの返信マナーとは?

採用通知書を受け取ったとき、最初に行う必要があるのは、お礼を伝えることです。

採用通知を受け取ってから、ただ返送書類を送るだけ…という対応をしていると、「マナーがなっていない」「社会人としての常識がない」という印象を与えてしまう可能性が高いです。

採用通知を受け取ったらお礼を伝えるのがマナー、というのを頭に入れておきましょう。

特に、採用を保留にする場合や、採用通知書で初めて内定の連絡を受けた場合には、早急に採用に対するお礼を当日または翌日中に伝えるようにしましょう。

連絡方法はメールか電話のどちらかですが、基本的には電話で行うようにしましょう。

 

採用通知書が届く前に電話やメールで採用連絡がきた場合は?

採用通知書が届く前に電話やメールで採用連絡がくることもありますよね。

この場合、採用通知書を送付してから、自宅に届くまでに連絡していることが多いです。

電話やメールで採用連絡がきた場合においても、まずは採用に対するお礼を伝えるようにしましょう。

また、採用連絡を受け取った際に、その企業に入社する意思が固いのであれば、採用を承諾することも一緒に伝えるようにすると、再度連絡する手間も省くことができます。

お礼を伝える際の例文

お世話になっております。
本日貴社より採用のご連絡をいただきました〇〇です。
先日はお忙しい中、面接に時間を割いていただき、ありがとうございました。
また、採用のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
まずは取り急ぎ、御礼を申し上げます。

採用通知に対してのお礼の例文は上記の通りです。

こちらの文章をベースに、結果(結論)を保留する場合、採用を承諾する場合、採用を辞退する場合の例文を混ぜて用いるようにすると良いでしょう。

 

結果(結論)を保留にする場合の返信方法とは?

採用通知を受け取ったとしても、第1志望の企業の結果がまだ出ていない状況の時は、結果を待ちたいものですよね。

きちんとお願いすることができれば、返事を待ってくれる企業がほとんどです。

ただし、結果(結論)を保留にする場合は、しっかりと期限を設けることが重要です。

原則としては通常2~3日間、長くても1週間が限度と考えてください。

もし、待ってほしい期間が1週間を超えるようなら、採用を取り消されるのも覚悟の上で交渉するようにしましょう。

結果(結論)を保留にする場合の例文

お世話になっております。
本日貴社より採用のご連絡をいただきました〇〇です。
先日はお忙しい中、面接に時間を割いていただき、ありがとうございました。
また、採用のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
早く入社承諾のお返事をするべきなのですが、返答については〇月〇日まで猶予をいただけないでしょうか?
現在、選考が進んでいる企業が他にもあり、そちらのお話もうかがってから判断したいと考えております。
貴社には大きな魅力を感じておりますが、貴社に失礼のないよう、悔いのない状態で入社させていただきたいのです。
こちらの都合で恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

 

採用を承諾する場合の返信方法とは?

採用通知を受け取り、入社の意思が固まった・固まっている場合には、入社を承諾する旨を明確に意思表示することが重要です。

曖昧に返事をしてしまうと、トラブルを招く可能性もあるので注意が必要です。

また、採用をいただいたことに対するお礼も忘れずに伝えるようにしましょう。

採用を承諾する場合の例文

お世話になっております。
本日貴社より採用のご連絡をいただきました〇〇です。
先日はお忙しい中、面接に時間を割いていただき、ありがとうございました。
また、採用のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
貴社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。
貴社への入社にあたり、気持ちを引き締めて1日でも早く貴社に貢献できるよう努力して参ります。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

 

採用を辞退する場合の返信方法とは?

採用通知を受け取り、採用を辞退する場合にも、承諾の場合と同様、辞退させていただきたい旨を明確に意思表示することが重要です。

採用を辞退する場合には、辞退理由を具体的に説明する必要はありません。

しかし、中には、今後の採用活動に役立てたいから、などの理由で辞退理由を聞いてくる企業があることも事実です。

その場合には、(もう一つの企業の方が)職種や業界の適性が合っていた将来性を感じた、などの理由で辞退する、と述べると良いでしょう。

採用を辞退する場合の例文

お世話になっております。
本日貴社より採用のご連絡をいただきました〇〇です。
先日はお忙しい中、面接に時間を割いていただき、ありがとうございました。
また、採用のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変心苦しいのですが、この度は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
将来のことを考えて検討を重ねた結果、別の企業にご縁を感じ、他社への入社を決意いたしました。
御社にはこちらの都合で大変ご迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

 

 

 

 

採用通知書の返信は、マナーを守って早めに行うことが重要

採用通知書への返信方法は様々であり、内容によっても伝え方は異なります。

ただし、採用通知を受け取った後は、お礼をするのがマナーです。

採用を承諾するかどうかを迷っている場合にも、お礼の連絡はすぐに行うことが重要です。

また、事情を説明すれば返事を待ってくれる企業は多いですが、採用を承諾するのか、辞退するのかの結論は早めに出して企業に伝えるようにしましょう。

辞退するというのは、誰しも気乗りのすることではありませんが、電話、もしくはメールにて迅速に誠意を持って行いましょう。

どちらの結論を選んだとしても、企業側に失礼な印象を与えないように、上記の例文を参考にして返信するようにしましょう(^^♪

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