在職証明書とは何?必要な記載事項や発行方法・無料テンプレートあり

従業員
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在職証明書とは、名前の通り、会社に在職していることを証明するための書類です。

証明書として使用するために、従業員から、会社へ発行をお願いされる場合もありますが、決められた書式のあるものではありません。

また、会社としては、法律で発行が義務とされているわけではないため、お願いされた場合に、どのように対応するべきかわからない人もいるかもしれません。

そこで、ここでは、在職証明書とは何なのか、どのような場合に必要になるのかについて、くわしく見ていきたいと思います。

また、会社側での在職証明書の記入方法やテンプレートについても、ご紹介いたします。

 

 

 

 

 

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在職証明書とは何?どのような場合に必要?

在職証明書とは、従業員が会社などに在職している(いた)ことを証明するための書類です。

在職証明書以外にも、就労証明書・就業証明書・雇用証明書・勤務証明書などと呼ばれる場合もあります。

在職証明書は、発行が法律で義務とされているわけではありません。

しかし、発行することで企業にデメリットなどはありませんので、従業員から発行を依頼されたら作成するのが一般的となっています。

それでは、この在職証明書とは、どのような場合に従業員から発行を依頼されるのでしょうか。

  • 認可保育園などに入園を申し込むとき
  • 転職するとき
  • 外国人労働者がビザを申請・更新するとき
  • 賃貸契約やローンなどに申し込むとき

それぞれについて、くわしく見ていきたいと思います。

 

認可保育園などに入園を申し込むとき

保育園などへ、子どもの入園を申し込むときに在職証明書が必要となります。

認可保育園などはでは、希望者全員を受け入れることはできないので、保育の必要性が高い人を優先的に受け入れることになります。

そのため、入園希望者の在職証明書を参考にし、就業時間や収入額などを確認し、審査する際の判断基準とします。

また、子どもがすでに保育園などに通園している場合も、毎年、在職証明書を提出する必要があります。

同居する祖父母がいる場合、両親だけでなく祖父母のものも提出が求められる場合もあります。

保育園以外にも、私立学校や学童などの利用を申請するときに必要となることがあります。

認可外の保育園の場合は、在職証明書などの提出が不要な場合もあります。

 

転職するとき

転職するときに、転職先の会社などに在職証明書の提出が求められる場合があります。

これは、履歴書に記載している内容と、実際の職務内容・経歴・役職が一致しているかどうかを確認するためです。

転職の場合だけでなく、新卒採用の際にも、学生時代のアルバイト経験などを知る目的で提出を求められることもあります。

また、公務員へ転職する場合に、受験資格に、一般企業で5年以上の在籍経験があるなどといった条件があるときには在職証明書が必要となります。

 

外国人労働者がビザを申請・更新するとき

外国人労働者を雇用すしている場合には、日本に滞在するために必要な在留資格の取得のために、在職証明書の発行を依頼されることがあります。

永住者や定住者を除いた在留資格には、有効期限があるため、継続して日本国内で活動する場合には、在留資格を更新する必要があります。

在留資格は原則として、日本で活動する目的に応じた資格を取る必要があります。

就労を可能とする在留資格である就労ビザは、日本人労働者と同程度の報酬を受けることが取得要件のため、雇用内容や給与を証明するために在職証明書が必要となるのです。

 

賃貸契約やローンなどに申し込むとき

賃貸契約や住宅ローンなどの契約の際にも、在職証明書が必要となる場合があります。

申込内容と、実際の職場や勤務状況、収入に食い違いがないかを判断する際に、用いられます。

きちんと職に就いており、継続的に収入を得ることを証明する場合に必要となります。

 

 

 

 

 

在職証明書の必要な記載事項・テンプレート・注意事項

在職証明書には、基本的に決められた書式などはありません。

ただし、提出先によって、書式が定められている場合もありますので、請求した従業員に確認するのが良いでしょう。

指定された書式がない場合には、以下の記載事項が含まれたものであれば、形式は問われません。

 

在職証明書に必要な記載事項は?

提出先に決められた書式がない場合には、以下の内容が記載されていれば、在職証明書として問題なく使用することが可能です。

  1. 在職者の氏名
  2. 在職者の生年月日
  3. 在職者の住所
  4. 在職者の入社年月日
  5. 勤務地
  6. 雇用形態
  7. 雇用期間
  8. 勤務時間
  9. 職種・役職
  10. 会社の署名・捺印

上記が必要な項目となります。

 

在職証明書のテンプレート

従業員から、在職証明書の発行を依頼された場合には、まず、提出先に書式の指定があるのかどうかを確認しておきましょう。

書式の指定がある場合には、会社にて、そちらの用紙に記入すれば良いです。

しかし、もし、書式の所定がない場合には、毎回、一から作成するのは手間となります。

こちらの無料テンプレートをダウンロードして使用すると良いでしょう。

必要な記載事項は網羅されておりますので、問題なく提出することが可能です。

 

在職証明書の記入に関する注意事項

在従業員から在職証明書の発行を依頼され、会社が記入・発行する際には、以下の点に注意が必要となります。

  • 正社員以外に発効依頼された場合
  • 個人情報の取り扱いに注意する
  • 在職時の情報で記載する
  • 在職証明書と退職証明書は異なる

それぞれについてくわしく見ていきたいと思います。

正社員以外に発効依頼された場合

在職証明書は、正社員に限らず、アルバイトやパートなどの場合にも発行することが可能です。

新卒採用を行う会社が、学生時代のアルバイト経験を参考にするために、在職証明書の提出を求めるといったケースもあります。

ただし、派遣社員から在職証明書を発行依頼された場合には、発行することはできません。

派遣社員を雇用しているのは、派遣元の人材派遣会社となるためです。

このような場合には、派遣元の会社に、在職証明書の発行を依頼するように伝えてあげましょう。

個人情報の取り扱いに注意する

在職証明書とは、個人情報や職歴が記載された書類となります。

そのため、情報漏えいなどのリスクに注意が必要です。

特に、電話やメールで発行の依頼を受けた場合には、本当に本人からの依頼なのかを確認したうえで発行するようにしましょう。

また、作成後に関しても、郵送やメール添付ではなく、できる限り手渡しで行うなど、細心の注意が必要です。

在職時の情報で記載する

在職証明書の記載内容は、在職時の情報となります。

引っ越しのため住所が変わった場合や、結婚によって姓が変わった場合なども、現在の情報ではなく、在職時の情報を記載します。

在職証明書と退職証明書は異なる

在職証明書は、法律上、発行の義務はありません。

これに対して、退職証明書という書類は、労働基準法において、会社は退職者の請求に応じて、発行する義務があります。

会社側が、退職証明書に記載し、証明しなければいけない内容は以下となります。

  • 雇用期間
  • 従事していた業務内容
  • 会社での役職、職級
  • 給与額
  • 退職理由

ただし、請求者が記載を希望していない内容に関しては、記載することが禁止されています。

退職理由などのように、退職者が、転職先に提出する際に、好ましくない内容は記載する必要がないとされています。

 

 

 

 

 

従業員の依頼に応じて、適切に在職証明書を発行できるように!

在職証明書は、会社に発行の義務はありませんが、保育園の入園の際など、重要な場面で必要となる書類です。

正しい作成方法を知っていき、従業員からの請求にスムーズに応えられるようにしておきましょう。

ちなみに、個人事業主の場合には、在職証明書はありません。

個人事業主の場合には、就労証明書という書類を自分で作成します。

事業者の名前・屋号・従業員数・事業内容などを記載し、就労状況や勤務実態がわかるものを作成することになります。

 

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